Les freelancers et les dirigeants de TPE et de PME n’ont pas forcément le capital financier nécessaire pour investir dans tous les outils et applications qui peuvent contribuer au bon fonctionnement d’une entreprise. Heureusement, ils n’en ont pas besoin, car de nombreux logiciels d’organisation de travail gratuits et libres sont disponibles en ligne d’un simple clic.
De nombreuses versions gratuites de logiciels d’entreprise couvrent, au minimum, les besoins de base des jeunes entreprises et des freelancers. Découvrez-en quelques-unes ci-dessous.
1. Google Drive
Google Drive est un service gratuit qui permet aux utilisateurs d’accéder à des feuilles de calcul, des traitements de texte, des diaporamas et des logiciels de gestion. Le lecteur est lié aux comptes Gmail. Chaque utilisateur a accès à 15 Go de stockage dans le cloud sous un compte gratuit.
Ces outils gratuits d’organisation de travail ne présentent pas le même niveau d’options robustes que la suite de logiciels de bureautique de Microsoft, mais ils offrent la plupart des fonctionnalités courantes que les petites entreprises recherchent. En prime, les documents sont mis à jour en temps réel, ce qui en fait un choix solide pour les entreprises qui collaborent en temps réel sur des projets.
Drive permet aux utilisateurs de charger et de télécharger des documents au format Microsoft. Vous n’aurez donc aucun problème à partager des documents avec des clients ou des partenaires qui utilisent Office.
2. LibreOffice
LibreOffice est une collection gratuite d‘outils bureautiques open source qui permet aux utilisateurs d’accéder à des tableurs, des traitements de texte et des logiciels de présentation téléchargeables. Il est important que vous ne téléchargiez les logiciels que sur le site Web de LibreOffice pour éviter les virus informatiques potentiels.
LibreOffice Writer possède la plupart des fonctionnalités majeures et mineures de Microsoft Word. LibreOffice Calc a également des fonctionnalités similaires à Excel, mais les macros et le langage de programmation de Microsoft ne peuvent pas être importés de Calc vers Microsoft Excel. Le logiciel de présentation (Impress) présente des problèmes de compatibilité similaires à ceux de PowerPoint.
En résumé, LibreOffice est une bonne alternative si votre entreprise ne reçoit pas de fichiers Excel avec des macros et n’a pas besoin d’envoyer des présentations à des personnes qui utilisent PowerPoint.
3. Evernote
Evernote est une application d’organisation de travail gratuite à télécharger (avec des fonctionnalités supplémentaires payantes) qui peut être utilisée pour le traitement de texte, les diaporamas, la prise de notes et le stockage de documents. Le principal avantage de la plateforme est la possibilité de stocker et d’organiser facilement différents types de documents en un seul endroit.
La plateforme de base est gratuite et permet aux utilisateurs de télécharger 20 Mo de nouveau contenu chaque mois et de le synchroniser sur deux appareils. C’est un outil intéressant, mais il n’est pas recommandé comme seul logiciel de gestion de projet. Le modèle gratuit de base ne permet pas de partager des documents en interne et en externe.
4. Prezi
Prezi est un logiciel gratuit de présentation en ligne. Un compte de base gratuit permet aux utilisateurs de créer un nombre illimité de présentations, mais ne dispose pas d’options diverses, telles que la synchronisation hors ligne, les contrôles de confidentialité ou les liens partagés réversibles.
Malgré sa portée limitée, cet outil d’organisation et de planification du travail gratuit vaut la peine d’être évalué car les présentations qui peuvent être créées ne sont pas des diaporamas typiques et démodés.
Les présentations sont affichées sur de grandes diapositives qui offrent au présentateur des capacités intelligentes comme le zoom sur certains détails.
5. Trello
La version de base gratuite du logiciel de gestion de projets Trello donne aux membres la possibilité de créer un nombre illimité de listes, de fichiers et de checklists. Les membres peuvent télécharger jusqu’à 10 Mo de fichiers.
La version gratuite de Trello ne présente que deux inconvénients majeurs :
- Premièrement, les comptes de base ne permettent pas de regrouper les listes et les fichiers par catégories pour faciliter la navigation dans le système.
- Deuxièmement, les utilisateurs ne sont pas en mesure de supprimer les membres d’un groupe. Le compte de base repose en grande partie sur le système de l’honneur et sur les gestionnaires qui surveillent de l’extérieur la façon dont les personnes interagissent avec l’outil.
Lorsque votre entreprise se développe, vous pouvez investir dans un outil payant de gestion et d’organisation de projets.
6. SurveyMonkey
SurveyMonkey est un outil de création de sondages. La version gratuite permet aux utilisateurs de créer un sondage de 10 questions. Chaque sondage peut comporter jusqu’à 100 réponses.
Que devriez-vous utiliser, Google Forms ou Survey Monkey ? Survey Monkey a tendance à être un peu plus esthétique, mais Google Forms permet aux enquêtes d’avoir plus de 10 questions.
Il est recommandé d’utiliser Google Forms si vous créez régulièrement de longs sondages.
7. Buffer
Buffer est une plateforme de gestion des médias sociaux qui sert d’outil marketing précieux. Un compte Buffer basique et gratuit permet aux utilisateurs de gérer jusqu’à trois comptes sociaux en même temps. Chaque compte peut avoir 10 messages dans la file d’attente de programmation.
En raison de ses limitations, cette solution est recommandée aux entreprises ou aux particuliers qui ne comptent pas sur la planification préalable d’un grand nombre de messages sur les médias sociaux.
Malheureusement, le modèle gratuit ne permet pas non plus aux utilisateurs d’accéder à des données analytiques précieuses pour une campagne sociale plus ciblée.
Malgré ces restrictions, il peut être un outil précieux pour les petites entreprises et les freelanceers jusqu’à ce qu’ils puissent investir dans un plan de gestion des médias sociaux plus robuste.
8. Google Hangouts
Google Hangouts permet aux entreprises de créer des appels vidéo, des appels téléphoniques et des forums de discussion en ligne. Ces outils sont gratuits et accessibles par le biais des comptes Gmail des utilisateurs.
Les appels vidéo et audio peuvent compter jusqu’à 10 participants actifs ; les personnes qui participent à un appel vidéo peuvent utiliser le partage d’écran pour faire des présentations, ainsi que pour partager des documents, des sites Web et des vidéos. Les Conversations Google – la fonction de chat de Hangouts – peuvent compter jusqu’à 150 participants.
9. Slack
Slack est une interface performante et conviviale pour le chat et la collaboration en équipe. La version gratuite permet également de passer des appels vocaux et vidéo, offre 5 Go de stockage de fichiers et permet aux utilisateurs d’effectuer des recherches dans un historique des 10 000 messages précédents.
10. Audacity
Audacity est un logiciel d’édition audio open source qui peut être téléchargé sur les ordinateurs Microsoft, Mac et Linux. Vous ne devez télécharger le logiciel que depuis le site officiel d’Audacity.
Audacity permet aux utilisateurs d’importer ou d’enregistrer des fichiers audio. Une fois les fichiers audio importés ou enregistrés, ils peuvent être combinés et édités.
Pour une première utilisation du logiciel, il est recommandé de consulter l’un des dizaines de guides vidéo disponibles sur YouTube.
11. GIMP
GIMP est un programme gratuit de retouche photo compatible avec la plupart des systèmes d’exploitation. Comme LibreOffice et Audacity, GIMP doit être téléchargé sur le site officiel de GIMP.
Il est important de noter que GIMP, en tant que programme open source et communautaire, n’est pas aussi avancé qu’Adobe Photoshop. GIMP dispose de fonctions d’édition de base, mais ne dispose pas de la plupart des fonctions de qualité supérieure présentes dans Photoshop.
Les entrepreneurs et les freelancers qui n’ont pas le capital nécessaire pour investir dans Photoshop ou qui n’ont pas besoin d’un logiciel de retouche photo avancé devraient essayer GIMP.
12. Canva
Canva est un outil de conception graphique gratuit qui permet aux entreprises et aux indépendants de créer des images et des graphiques originaux qui peuvent être utilisés sur leurs sites Web, leurs blogs ou leur support promotionnel. Canva est accessible en ligne ou en téléchargeant l’application sur une variété de tablettes et de smartphones.
Un compte Canva gratuit dispose d’1 Go de stockage et donne accès au logiciel à un maximum de 10 membres de l’équipe. Les éditeurs d’images novices peuvent rationaliser le processus d’édition de photos en choisissant l’un des 8 000 modèles d’images comme guide. Les utilisateurs peuvent soit télécharger leurs propres images, soit acheter une image par l’intermédiaire de Canva.
Si vous n’avez pas envie de vous plonger dans GIMP pour vos besoins de retouche photo, Canva peut être plus facile à utiliser.
En résumé
Même si vous ne parviendrez probablement jamais à réduire à zéro les coûts des logiciels dans votre entreprise, les applications open-source présentées ici peuvent au moins vous aider à réaliser des économies importantes.
N’oubliez pas cependant de prêter une attention particulière aux licences lorsque vous choisissez un logiciel gratuit pour votre petite entreprise, car vous pourriez vous exposer à des risques juridiques si vous choisissez un outil qui n’est pas certifié pour un usage professionnel.