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Conseils pour rentabiliser voyage d’entreprise

Les frais des déplacements et des voyages d’entreprise sont le deuxième plus grand frais professionnel dans la plupart des entreprises, et aussi l’un des plus difficiles à contrôler (difficile, oui, mais pas impossible). 

Les voyages d’entreprise deviennent également plus coûteux, et de plus en plus d’entrepreneurs cherchent à optimiser leur budget de voyage. Ces 11 conseils vous aideront à tirer le meilleur parti du budget voyages de votre entreprise.

1. Identifiez les besoins de vos voyageurs

Discuter avec vos employés de leurs besoins en matière de voyage d’entreprise est l’un des meilleurs moyens de limiter les coûts. Il ne s’agit pas seulement de choisir entre fumeur et non-fumeur, ou entre siège côté couloir et siège côté fenêtre, mais plutôt de demander à vos employés : « De quoi avez-vous vraiment besoin pour vous sentir à l’aise en voyage ? » Vous découvrirez peut-être que certains employés n’ont pas besoin d’un grand lit ou qu’ils ne verraient pas d’inconvénient à prendre un vol de nuit pour pouvoir rentrer plus tôt auprès de leur famille.

Préparez un questionnaire de voyage simple à remplir par chaque employé. Demandez-leur quelles sont leurs préférences par ordre de priorité et ayez-le sous la main au moment d’organiser leur voyage d’affaires

En plus des questions habituelles concernant les sièges dans les avions, la taille des lits et les préférences en matière de voitures de location, assurez-vous d’inclure des préférences détaillées telles que les choix de restaurants, les aménagements spéciaux pour la santé ou les handicaps, et même s’ils aiment les chambres au premier ou au cinquantième étage (certains voyageurs se sentent plus en sécurité dans les chambres situées au rez-de-chaussée).

En donnant à chaque employé cette simple analyse de ses « besoins », vous économiserez de l’argent sur des choses dont l’employé ne se souciait pas tout en maximisant son confort (et son efficacité) lorsqu’il est loin de chez lui.

2. Gardez vos ressources pour les moments importants

Avant même de réserver un voyage, discutez avec votre équipe pour décider si le voyage est vraiment nécessaire. Les réunions qui peuvent facilement se dérouler par conférence téléphonique ou par interface Web devraient presque toujours avoir lieu en interne. 

Google Voice et Skype sont des options de vidéoconférence peu coûteuses qui fonctionnent bien.

Toutefois, si le voyage d’entreprise a le potentiel de déboucher sur la signature d’un contrat sur place ou sur une autre étape importante, l’investissement doit être fait. Rien ne remplace la franchise et la connexion qui résultent du fait de prendre un verre ou de partager un repas avec un client potentiel.

En misant uniquement sur les meilleures opportunités, vous pouvez faire en sorte que votre équipe dorme plus souvent dans son propre lit.

3. Communiquez

Le fait d’expliquer à vos équipes la nécessité de faire des économies peut vous mettre dans les bonnes grâces de vos employés.

Votre équipe a besoin d’être assurée que son confort et sa sécurité passeront toujours en premier. Pour chaque réduction de budget que vous faites, expliquez votre raisonnement à l’équipe. Si vous changez de prestataire hôtelier, expliquez à votre employé/équipe pourquoi vous le faites et comment ce changement peut avoir un effet positif sur les salaires et les avantages.

Le fait de présenter les réductions sous un angle « orienté vers l’équipe » apportera un sentiment d’unité aux personnes les plus touchées par les réductions. 

Si en tant que dirigeant d’entreprise êtes censé voyager en classe économique, les middle managers seront plus enclins à l’accepter facilement. N’oubliez pas qu’il s’agit de personnes compétentes envoyées pour représenter votre marque et votre mission. Le niveau de respect que vous leur accordez se traduira directement par un meilleur moral, de meilleures ventes et une main-d’œuvre plus loyale et engagée.

4. Profitez des réductions 

Si vous n’avez pas déjà mis en place un tarif de groupe avec l’hôtel ou la chaîne de location de voitures que vous sollicitez le plus, c’est l’occasion idéale de demander une réduction. 

Les remises peuvent aller d’un petit pourcentage (5-10%) sur toutes vos réservations, à l’obtention d’une nuit ou d’une journée de location gratuite après un certain nombre d’achats.

Vous pouvez également décider de laisser vos voyageurs d’affaires choisir l’endroit où ils souhaitent séjourner. Mais veillez à fixer un seuil budgétaire ou un classement par étoiles. 

Recevoir des alertes sur les promotions et les tarifs réduits des billets d’avion peut également réduire considérablement vos frais de voyage d’affaires.

5. Planifiez à l’avance

C’est la règle d’or lorsqu’il s’agit d’économiser de l’argent dans tous les domaines. Dans le monde des voyages d’affaires, il est toujours judicieux de réserver des vols et des hôtels à l’avance, car leur prix peut augmenter de façon spectaculaire à l’approche du voyage.

L’annulation d’un voyage d’entreprise à la dernière minute peut aussi être très coûteuse. Les frais de modification des compagnies aériennes sont chers, et de nombreux hôtels facturent les nuits annulées dans les 24 heures suivant la réservation. 

Si vous constatez que les annulations accaparent ne serait-ce qu’une petite partie de votre budget de voyage d’entreprise, il est peut-être temps de réévaluer les causes courantes de ces problèmes et de les maîtriser grâce aux méthodes de communication mentionnées ci-dessus.

6. Fixez une allocation réaliste pour la nourriture et le transport

Vous pouvez constater que le fait de donner aux employés le contrôle de leurs dépenses de nourriture et de transport peut réduire les dépenses excessives. Les frais de repas peuvent être fixés sous la forme d’une allocation globale par jour, laissant à l’employé le choix du montant qu’il souhaite dépenser individuellement pour le petit-déjeuner, le déjeuner et le dîner. 

Il y aura toujours des exceptions – gardez donc le restaurant cinq étoiles en réserve pour les réunions avec vos clients les plus prestigieux. En ce qui concerne le transport, vous devez clairement conseiller aux employés de choisir la méthode la plus rentable, en tenant compte des temps de trajet. 

7. N’oubliez pas les frais auxiliaires de voyage 

Les frais supplémentaires tels que le Wi-Fi et le parking peuvent facilement s’additionner et vous réserver une mauvaise surprise à la fin d’un voyage d’entreprise– surtout lorsque vous pensiez que tout avait été pris en compte. Certains fournisseurs de services aux entreprises peuvent regrouper ces frais en une seule formule, ce qui vous permet de les prendre en compte dans vos prévisions budgétaires et de garder le contrôle de vos dépenses.

8. Gardez les notes de frais 

Les frais de guichet automatique et les frais de bagage ne sont que deux exemples de frais que de nombreux employés ne penseraient pas à encourir s’ils étaient à leur charge. Assurez-vous d’avoir une politique claire sur ce qui sera remboursé pour les voyages d’affaires.

Si vous décidez d’exclure certains éléments, aidez vos employés à les contourner. Par exemple, offrez des conseils d’emballage, autorisez l’envoi de matériel de conférence à l’avance ou fournissez une liste de guichets automatiques sans frais.

9. Aidez vos employés à être plus productifs en voyage

Si vos voyageurs d’affaires passent moins de temps à organiser leur voyage, ils passent plus de temps à travailler – ce qui est bon pour votre entreprise. Faire en sorte que leur voyage d’entreprise se déroule aussi bien que possible à chaque étape les aidera à rester productifs pendant leur voyage.

10. Renforcez votre politique de voyages d’entreprise

De la réservation des vols aux indemnités de repas en passant par les frais de gestion, il y a beaucoup de choses à prendre en compte lors de l’élaboration d’une politique de voyages d’affaires. Cela signifie qu’il y a beaucoup de choses qui peuvent passer à travers les mailles du filet. 

Examinez de près votre politique de voyages d’entreprise existante et demandez-vous si elle est suffisamment solide pour couvrir tous les domaines de dépenses de voyages au sein de votre entreprise.

Concentrez-vous d’abord sur la mise en place des éléments fondamentaux – un processus d’approbation approprié, ainsi que des directives sur les réservations, les dépenses sur place et les dépenses. En définissant des procédures claires, vous aiderez vos voyageurs d’affaires à prendre des décisions qui respectent votre politique et n’entraînent pas de coûts supplémentaires qui nuisent à vos résultats nets. 

11. Récompensez vos employés et votre entreprise 

Chaque fois que vos voyageurs d’entreprise choisissent une option plus rentable, ils font économiser de l’argent à l’entreprise. Sur une année, cela peut représenter une somme considérable. Alors pourquoi ne pas les inciter à faire de nouvelles économies ? Il peut s’agir d’un bon d’achat dans leur magasin préféré, d’une part des économies réalisées ou d’un congé – une façon de remercier les employés de réduire vos frais de déplacement et de les encourager à continuer.

Il est également possible de réaliser des économies en veillant à ce que votre entreprise tire le meilleur parti des programmes de récompense. Ces programmes ne coûtent rien et donnent des points à votre entreprise chaque fois que vous effectuez une réservation. 

Une fois accumulés, ces points peuvent être échangés contre des billets d’avion, des surclassements et souvent des hôtels et des voitures de location.