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Absentéisme au travail : Comment gérer les absences non planifiées?

18,6 jours : voici le nombre de jours moyen d’absence des salariés français en 2018, selon les chiffres du Baromètre Ayming. Le taux d’absentéisme en entreprise a atteint 5,10 % contre 4,72 % en 2017, soit une hausse de presque une journée et demi d’absence en moyenne par salarié.

L’addition est salée. Le « coût caché de l’absentéisme au travail » s’élève à 107,9 milliards d’euros par an en France, soit 4,7 % du PIB, estime l’institut Sapiens selon une étude publiée en 2018.

En d’autres termes, les absences non planifiées sur le lieu de travail existent, et elles sont nombreuses. Bien qu’il s’agisse d’un problème potentiellement délicat à gérer, les absences non planifiées sont un phénomène auquel toute entreprise doit être préparée.

En particulier pendant la période de Noël, les absences non planifiées peuvent être à leur comble. Pendant la période des fêtes, les occasions de se rendre aux marchés de Noël, aux dîners, aux fêtes et autres événements festifs sont innombrables. C’est pourquoi il est extrêmement important pour chaque entreprise de surveiller de près l’assiduité des employés tout au long du mois de décembre.

Voici quelques conseils sur la manière de la gérer…

Adoptez une politique claire

Si vous n’en avez pas encore, une politique d’absence des employés est une déclaration sur la façon dont votre entreprise gère les absences. Elle donne des instructions claires à tous les employés et responsables sur les procédures relatives aux absences et sur la manière dont celles-ci doivent être gérées.

Elle garantit la cohérence et la clarté dans l’ensemble de l’entreprise, et permet à tous les employés et responsables de savoir ce que l’on attend d’eux.

Appliquez et communiquez votre politique

En veillant à ce que les droits légaux et la politique de l’entreprise soient clairement communiqués à chaque employé, les désaccords et la confusion concernant les congés peuvent être facilement évités.

L’absentéisme au travail doit être contrôlé et appliqué rapidement, de manière cohérente et équitable afin d’éviter les absences non planifiées et les congés maladie non autorisés.

Pour éviter l’absentéisme répété au travail, surveillez de près les absences pour repérer les tendances éventuelles et appliquez les politiques supplémentaires nécessaires pour résoudre les problèmes récurrents.

Par exemple, vous pouvez contrôler le motif de l’absence du salarié et l’aborder en appliquant une politique indiquant ce que l’on attend de l’employé malade qui s’absente, ce qui peut aller d’un appel téléphonique informant son supérieur hiérarchique une heure avant son heure de départ à la fourniture des justificatifs nécessaires après l’absence.

Instaurez des « journées off »

Parfois, vos employés ont vraiment besoin de prendre des congés imprévus pour des raisons personnelles. Permettez à votre personnel de prendre un nombre maximum de jours par an en tant que « journées off » à court terme.

Soyez flexible

Pendant la période entre Noël et le Nouvel An, vous pouvez constater que tout le monde veut une pause supplémentaire, souvent sans préavis. Comme il s’agit d’une période à part, où les employés veulent passer du temps en famille et faire des projets de voyage, il est indispensable de mettre en place un plan équitable.

Si votre entreprise gère les vacances selon la règle du « premier arrivé, premier servi », gérez les tensions en donnant à ceux qui ont manqué Noël une priorité pour choisir les vacances d’été ou d’hiver de l’année suivante. Ou, pour une résolution immédiate, laissez les employés prendre leurs vacances au début de la nouvelle année,

Pour les employés devant travailler à Noël, envisagez de les autoriser à travailler à domicile pendant une partie ou la totalité de la période des fêtes. Si le temps passé hors du bureau n’est pas acceptable, pensez à réduire les horaires certains jours.

En faisant preuve de sympathie et en offrant des gestes de ce genre, vous obtiendrez à long terme la loyauté et l’appréciation des employés, ce qui profitera à l’entreprise de bien d’autres façons, notamment en améliorant l’image de marque de l’employeur.

Clarifiez les restrictions

Si certaines périodes du mois de décembre sont extrêmement chargées pour votre entreprise, vous avez légalement le droit de restreindre et de refuser les demandes de congés. Toutefois, ces restrictions doivent être précisées aux employés à l’avance pour éviter toute réaction négative.

Pour avoir plus d’autorité sur la présence des employés, encouragez-les à répartir leurs vacances tout au long de l’année et choisissez éventuellement un nombre maximum de jours de congé par mois que vous autoriserez à chaque employé.

Pour conclure..

Il n’est pas toujours possible de prévoir les absences imprévues au travail, mais grâce à ces stratégies simples, le fardeau de la gestion des absences imprévues au travail peut être allégé.