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L’une des premières questions posées par les employés lors de l’intégration concerne le processus de gestion de congés

Les questions peuvent porter sur les politiques de congé ou simplement sur la demande de congé maladie. Mais c’est certainement l’un des principaux avantages sur lesquels les employés veulent en savoir plus. 

Aussi exhaustive que soit votre politique en matière de congés, elle doit être communiquée et un système de gestion des congés doit être mis en place pour faciliter l’approbation des congés, tant pour les employés que pour la direction. 

Qu’est-ce que la gestion des congés ? 

La gestion des congés consiste à gérer les demandes de congés afin de ne pas entraver la productivité d’une entreprise et de permettre aux employés de prendre des congés quand ils le souhaitent.

La gestion des congés est l’une des activités les plus simples, mais aussi l’une des plus importantes, qui occupe souvent une grande partie du temps de l’équipe RH. Le personnel RH doit :

  • veiller au respect des politiques de congé, 
  • garantir la disponibilité d’un personnel suffisant à tout moment 
  • et s’assurer que la satisfaction des employés est préservée.

Pour réussir en tant qu’entreprise, il est important de disposer d’un système de gestion des congés fiable. Il a été démontré que de mauvaises pratiques de gestion des congés peuvent avoir un effet négatif sur les performances des employés. Elles peuvent également affecter le moral des employés et donc avoir un impact sur les résultats des projets. 

Qu’est-ce qu’un système de gestion des congés ? 

Un système de gestion des congés est un processus par lequel les employés demandent des congés, les responsables les approuvent et les soldes de congés sont comptabilisés. 

Au départ, la plupart des entreprises optaient pour un processus manuel qui impliquait beaucoup de travail pour le service des RH.

La gestion traditionnelle des congés ressemblait (et ressemble encore pour certains département RH) un peu à ceci : 

  • L’employé vérifie le solde de ses congés à l’aide d’une feuille Excel gérée par le département RH et accessible en lecture seule.
  • L’employé envoie un e-mail à son responsable
  • Le responsable consulte le calendrier de travail et les autres absences des membres de l’équipe pour approuver ou rejeter le congé.
  • En cas d’approbation, le responsable RH est également mis au courant et ajuste les soldes de congés en conséquence. 

À première vue, cela semble assez simple et direct pour quelques employés. Mais qu’en est-il si vous avez plus de 20 employés qui travaillent dans différents bureaux, dans différents fuseaux horaires et qui ont droit à différents types de congés? 

Plus le nombre de variables augmente, plus le système de congés commence à prendre une part importante de la bande passante des RH. C’est à ce moment-là qu’un système automatisé de gestion des congés peut commencer à être utile en termes d’argent et de temps passé. 

Qu’est-ce qu’un système automatisé de gestion des congés ? 

Un système automatisé de gestion des congés permet aux employés :

  • de suivre leurs soldes de congés, 
  • de coordonner leurs périodes de congé avec celles des membres de l’équipe 
  • et de demander efficacement des congés. 

Idéalement, ce système de gestion des congés devrait être hébergé dans des plateformes de communication instantanée comme Slack et Teams plutôt que dans des courriels, afin de rendre le processus plus facile. 

Les employés ont accès à des portails en libre-service où ils peuvent déposer leurs demandes de congés et accéder aux avantages qui en découlent. Les responsables peuvent consulter et approuver les demandes de congé en temps réel. 

Le système gère automatiquement les demandes de congés et évalue chaque demande par rapport aux soldes de congés des employés. Le système assure également le suivi de toutes les demandes de congés en suspens, approuvées et non approuvées par les employés, et conserve les enregistrements nécessaires.

Cela facilite considérablement la planification des ressources et l’évaluation de l’impact des congés sur les tâches déjà programmées. Les administrateurs et les managers peuvent donc prendre de meilleures décisions en ce qui concerne les congés des employés. De plus, un système automatisé de gestion des congés permet aux employeurs d’appliquer les politiques de congé de manière équitable et précise. 

L’acheminement des demandes de congé et les flux d’approbation peuvent également être configurés en fonction des besoins de l’entreprise. Plus important encore, les managers peuvent facilement accéder aux informations compilées sur les congés à des fins d’analyse, de production de rapports et d’estimations financières.

Quels sont les avantages d’un système automatisé de gestion des congés ? 

Gagner du temps et baisser la charge des responsables RH

Les systèmes actuels de gestion manuelle des congés sont bourrés d’erreurs. Le responsable RH est chargé de suivre chaque demande de congé et de mettre à jour le solde des congés de chaque employé. Au fur et à mesure que l’entreprise se développe, le temps nécessaire à la collecte de ces demandes augmente également. 

En supposant qu’un responsable des ressources humaines consacre environ 7 heures par mois au suivi des demandes de congé et à la mise à jour des soldes pour une équipe de 50 personnes, cela représente 84 heures par an. Cela représente plus de deux semaines de travail, ce qui coûtera à l’entreprise beaucoup d’argent pour un seul employé des RH. 

Les systèmes de gestion des congés ont un coût beaucoup moins élevé par rapport au coût estimé pour un employé RH dédié uniquement à la gestion des congés. Il est clair que le retour sur investissement de l’automatisation de la gestion des congés est considérable. 

Pas d’erreurs de saisie manuelle des données

Tout processus de saisie manuelle des données est sujet à des erreurs et à des falsifications. Une fois que les responsables RH ont mis en place des politiques de congé et des flux de travail d’approbation, le processus d’application des congés et de mise à jour des quotas est une tâche simple pour le logiciel. 

Dans un un processus de création d’une demande de congé dans les systèmes modernes de gestion des absences

  • L’employé doit consulter les congés de l’équipe pour savoir quand il peut prendre ses congés sans affecter la productivité de l’équipe.
  • L’employé demande le congé
  • En fonction du flux d’approbation, le responsable et les autres décideurs sont informés pour approbation.
  • Les décideurs approuvent ou rejettent le congé
  • Les soldes de congés sont mis à jour automatiquement 
  • Les responsables RH peuvent consulter les rapports d’analyse à volonté. Ils peuvent également les envoyer périodiquement pour suivre l’absentéisme des employés. 

Avec un système de suivi des congés, un employé demande des congés directement depuis le logiciel, le responsable est notifié, et il approuve ou rejette le congé. Le logiciel met automatiquement à jour les soldes de congés et envoie des notifications à toute l’équipe pour les annonces de congés. 

Conformité juridique 

Les entreprises essaient toujours de gérer leurs employés et de rester du bon côté de la loi. Cependant, il peut y avoir des cas où quelque chose peut mal tourner. Dans des cas tels que l’absence persistante d’un employé pour une courte durée, une maladie de longue durée, un départ à la retraite, des incidents liés à la santé et à la sécurité, etc. il est impératif de respecter la conformité des avantages sociaux des employés. 

L’automatisation de l’ensemble du processus de gestion des congés vous permet d’enregistrer et de stocker systématiquement des informations pour étayer les discussions (ou, dans le pire des cas, une condition légale) et de rester au fait des activités clés grâce à des alertes et des rappels.

Pour finir..

Avec un système de gestion des congés basé sur le cloud, votre équipe peut facilement gérer les congés payés, les congés de maladie et les congés annuels. 

Passez en revue vos politiques de congés des employés, les types de congés et les congés annuels pour faire de votre entreprise un lieu de travail plus attrayant. Elle peut constituer votre avantage concurrentiel en termes d’attraction et de rétention des talents.