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Conseils pour gérer votre temps d’entrepreneur

Diriger une petite entreprise est difficile. Entre l’administration, la gestion des employés, le marketing, la recherche de prospects, le suivi des clients, la gestion de votre présence sur Internet et la myriade d’autres activités nécessaires aux entrepreneurs du 21e siècle, il ne reste pratiquement plus de temps pour faire ce pour quoi vous avez créé votre entreprise !

Malheureusement, il n’y a pas grand-chose que vous puissiez faire pour éviter d’être occupé. En tant qu’entrepreneur, vous aurez toujours un emploi du temps assez chargé, du moins jusqu’à ce que vous atteigniez le niveau de réussite qui vous permettra de payer d’autres personnes pour faire le gros du travail à votre place.

Le mieux que vous puissiez faire, c’est de vous assurer que votre temps est bien géré, afin d’optimiser votre productivité.

Qu’est-ce que la gestion du temps ?

La gestion du temps est une stratégie qui consiste à planifier le temps dont vous disposez et à contrôler le temps que vous consacrez à des tâches spécifiques afin de travailler plus efficacement.

La gestion efficace du temps est plus facile pour certaines personnes que pour d’autres, mais tout le monde peut développer des habitudes pour améliorer ses compétences en matière de gestion du temps. Sans une bonne gestion du temps, votre travail et votre bien-être peuvent en pâtir, ce qui peut vous amener à :

  • Produire un travail de mauvaise qualité
  • Ne pas respecter les délais
  • Augmenter votre niveau de stress
  • Affaiblir votre équilibre entre vie professionnelle et vie privée
  • Nuire à votre réputation professionnelle

Voici quelques conseils de gestion du temps pour les entrepreneurs qui vous aideront, vous et votre entreprise, à prospérer même au cours des journées de travail les plus mouvementées.

1. N’improvisez pas – établissez un calendrier et respectez-le

L’une des pires choses que vous puissiez faire pour votre productivité est de vous présenter au bureau sans un ensemble clairement défini d’objectifs et de tâches à accomplir pour la journée.

La désorganisation conduit à l’inefficacité et à la perte de temps. Organisez votre temps en fonction de vos priorités actuelles. Qu’il s’agisse d’une répartition heure par heure ou d’une simple check-list des tâches de la journée, faites ce qu’il faut pour structurer efficacement votre temps.

Vous pouvez réserver les lundis à la prospection, les mardis à la facturation, et ainsi de suite. Les matinées peuvent être réservées aux e-mails et aux appels téléphoniques et les après-midi peuvent être partagés entre la stratégie et l’exécution des commandes.

Quoi qu’il en soit, assurez-vous qu’il existe une organisation à laquelle vous pouvez vous tenir. Sinon, vous risquez de passer autant de temps à vous demander ce qu’il faut faire qu’à faire ce qu’il faut faire.

2. Evitez le multitasking

Le multitasking peut sembler être une façon intelligente de gagner du temps en accomplissant le plus de travail possible en un court laps de temps.

Détrompez-vous !

Se concentrer sur une seule tâche à la fois augmente la productivité et les performances. À l’inverse, si vous essayez de vous occuper d’une seule tâche tout en répondant à chaque nouvel e-mail, à chaque SMS et en gérant chaque problème au fur et à mesure qu’il se présente, vous n’accordez à aucune d’entre elles l’attention qu’elle mérite.

Non seulement cela signifie que vous devrez probablement revenir en arrière et corriger des erreurs d’inattention plus tard, mais cela signifie également que vous perdez du temps sur le moment en changeant de vitesse mentale. Une chose à la fois est la meilleure solution.

3. Déléguez

Engagez des personnes en qui vous avez confiance et confiez-leur le travail pour lequel vous n’avez pas le temps – ou le travail que vous ne savez pas faire. Vous aurez ainsi le temps de vous concentrer sur les tâches que vous maîtrisez le mieux et celles qui vous tiennent le plus à cœur.

Si votre entreprise est nouvelle ou si elle n’est suffisamment développée pour avoir des employés à temps plein, envisagez d’engager des stagiaires ou de faire appel à des entrepreneurs indépendants.

4. Prévoyez du temps pour vous reposer

Parfois, faire une pause permet de gagner du temps et d’être plus productif. Votre esprit, comme votre corps, a besoin de se reposer de temps en temps. Si vous ne faites pas de pause, vous vous garantissez l’épuisement et, en fin de compte, un rendement moindre.

5. Organisez votre espace de travail

Un bureau encombré rend plus difficile le travail efficace, ce qui se traduit par une perte de temps.

Lorsque l’espace physique est organisé, il en résulte un espace mental organisé et un travail plus efficace. Les dossiers à code couleur, les piles de documents entrants et sortants et autres tactiques similaires vous aident à trouver ce dont vous avez besoin quand vous en avez besoin.

Le fait de garder votre bureau libre de tout déchet et de tout encombrement contribue également à maintenir un espace mental équilibré, propice à la productivité.

6. Identifiez et éliminez vos tâches chronophages

Chacun a quelque chose qui l’amène à perdre plus de temps. Prenez des mesures pour les identifier – tenir un journal peut être un bon moyen d’y parvenir – et essayez ensuite de les éliminer de votre journée.

Si vous perdez trop de temps sur les médias sociaux, installez un bloqueur d’URL pour les sites problématiques dans votre navigateur préféré. Si vous avez du mal à décider où prendre votre déjeuner chaque jour, commencez à l’apporter de chez vous.

Si vous passez trop de temps à répondre aux courriels, fixez un quota horaire que vous consacrez aux courriels chaque jour.

7. Utilisez la méthode Eisenhower et la règle des 80/20

Le président Dwight D. Eisenhower a dit un jour : « Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent est rarement important. » La règle 80/20 est liée au dicton d’Eisenhower : 80% des résultats proviennent de 20% des efforts.

L’intérêt de ces idées est qu’il est crucial de déterminer ce qui est réellement important et ce qui requiert simplement de l’attention. Consacrez la majeure partie de votre temps à ces 20% critiques – ce qu’Eisenhower qualifierait d’important – et moins au reste (même si cela semble urgent).

8. Essayez la « technique Pomodoro »

Développée par Francesco Cirillo à la fin des années 80 et nommée d’après la tomate – une tomate fraîche, appelée pomodoro en italien, sur un fond blanc – et le minuteur de cuisine qu’il utilisait lorsqu’il était étudiant (« Pomodoro » signifie tomate en italien), la technique Pomodoro consiste à régler un minuteur sur 25 minutes et à se concentrer sur une seule tâche jusqu’à ce que l’alarme se déclenche.

Ensuite, on prend 5 minutes comme période de pause avant de consacrer 25 minutes à la tâche suivante. La technique Pomodoro est idéale si vous avez du mal à vous concentrer, à structurer votre temps, ou si vous voulez vous assurer que vous consacrez un certain temps à une seule tâche (disons 5 « pomodoros » par semaine sur le marketing).

9. Sachez comment équilibrer votre temps

Selon une étude du McKinsey Quarterly, la majorité des managers insatisfaits de leurs compétences en matière de gestion du temps ont une chose en commun : un manque d’équilibre.

Ils passent trop de temps en ligne, à créer des réseaux, à éteindre des incendies ou à gérer activement des employés. Toutes ces activités sont nécessaires, mais si l’on se concentre trop sur l’une d’entre elles, les autres passent au second plan et la gestion du temps en souffre.

Il est utile de regrouper vos tâches régulières en différents groupes et d’essayer de maintenir un certain équilibre entre eux.

10. Automatisez, Automatisez, Automatisez

Si la technologie rend parfois l’entrepreneur moderne plus occupé que jamais, elle offre également de nombreuses possibilités de rationaliser et de faciliter les choses.

Avec un nombre quasi infini d’applications, de programmes et de services en ligne disponibles, il existe au moins autant de façons de prendre des tâches difficiles et fastidieuses et de laisser l’ordinateur s’en charger à votre place.

Prenez, par exemple, la facturation. Il s’agit certainement de l’une des tâches les plus importantes dans l’emploi du temps de toute entreprise, mais elle est également fastidieuse et chronophage. En automatisant votre facturation, vous pouvez libérer du temps pour d’autres choses, comme le marketing, la stratégie, le développement de produits, voire même prendre des vacances.

Si vous êtes submergé par des tâches sans fin ou si vous vous sentez épuisé avant même que la journée ne commence, c’est peut-être le signe que quelque chose ne va pas dans votre routine actuelle. Plus vous utiliserez efficacement chaque heure dont vous disposez, plus vous réussirez à gérer ces journées trépidantes.