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Les étapes à suivre pour organiser une réunion de travail efficace

Les réunions de travail peuvent être ennuyeuses, sont souvent inutiles et prennent certainement du temps sur d’autres tâches plus cruciales. Afin qu’elles soient réellement efficaces et productives, mieux vaut les préparer en amont.

Voici quelques étapes simples pour planifier des réunions efficaces.

Décidez si vous avez vraiment besoin d’une réunion

D’abord, décidez si la planification d’une réunion est vraiment nécessaire. Nous pensons souvent qu’une réunion formelle est le meilleur moyen de partager des informations ou d’avoir une discussion.

Mais si vos informations peuvent être transmises par email ou par visioconférence, ou simplement en réunissant quelques personnes dans votre bureau pendant 15 minutes, il est probablement préférable de ne pas organiser de réunion formelle.

N’invitez que les personnes qui doivent être vraiment présentes

Avez-vous déjà été invité à une réunion et vous êtes-vous demandé à mi-chemin pourquoi vous y étiez ?

Ne perdez pas votre temps en invitant les gens à une réunion à laquelle ils n’ont pas besoin d’assister. Ce ne sera pas une réunion efficace.

Si un collaborateur doit être informé de ce qui a été discuté lors d’une réunion, vous n’avez pas besoin de l’inviter à la réunion proprement dite. Il suffit de préparer un résumé de la réunion et de le lui envoyer par la suite.

Ils apprécieront le gain de temps ainsi réalisé et vous avez l’assurance que – parce que vous mettez les informations par écrit – ils sont pleinement informés des échanges.

Envoyez des rappels de réunion

La vie est trépidante et les calendriers se remplissent rapidement d’activités programmées.

En planifiant votre réunion, envoyez un rappel de la réunion deux jours avant votre réunion. Ceux qui souhaitent y assister pourront alors confirmer qu’ils seront bien là, ou bien vous dire si leurs plans ont changé et que vous devez la reprogrammer.

Ayez un ordre du jour

Pour préparer des réunions efficaces, vous devez d’abord décider de ce qui sera discuté. Quel est l’objectif de la réunion ? Que cherchez-vous à accomplir ?

En planifiant votre réunion, établissez un ordre du jour de la réunion et distribuez-le aux participants. Indiquez l’heure de début de la réunion et incluez une courte liste de sujets à aborder.

N’enlisez pas votre propre réunion avec un ordre du jour trop long et trop détaillé. Indiquez le nom des personnes qui seront chargées de faire un rapport sur un domaine spécifique. N’oubliez pas que c’est important pour les participants mais aussi pour vous. Lorsque vous aurez établi votre ordre du jour, vous serez mieux à même de rester dans le sujet.

Soyez clair sur vos attentes

Lorsque vous planifiez votre réunion et envoyez pour la première fois la notification de la réunion, soyez clair sur son objectif et vos attentes.

La réunion s’articule-t-elle autour d’une présentation ? Les participants devront-ils prendre des notes ? Ou s’agit-il d’une séance de brainstorming où chacun est censé se présenter avec des idées et des suggestions ?

Dans certaines cultures d’entreprise, les employés n’ont pas besoin de participer – ils se contentent d’écouter et de retourner sur leur lieu de travail. Dans d’autres entreprises, les employés participent librement.

Dans les lieux de travail collaboratifs actuels, l’interaction et le partage d’idées sont non seulement les bienvenus, mais ils sont souvent le but même de la réunion.

Lorsque vous exposez vos attentes, c’est également le moment d’envoyer les lectures ou documents que vous souhaitez que les participants regardent. De cette façon, ils seront préparés à leur arrivée à la réunion et il n’y aura pas de surprises.

Commencez à l’heure

Il est vraiment important de commencer à temps, tant du point de vue de la logistique que de la productivité.

Si vous êtes la personne qui se présente généralement à l’heure aux réunions, vous comprenez alors à quel point il peut être frustrant que les choses ne se passent pas comme prévu lorsque les gens entrent dans la salle.

Ce qui se passe inévitablement, c’est qu’à l’avenir, tout le monde sait que ces réunions ne commencent jamais à l’heure et que, par conséquent, tout le monde commence à arriver en retard.

Prenez votre réunion en main. Commencez rapidement à l’heure indiquée. Fermez la porte et commencez. Les retardataires comprendront rapidement le message qu’ils arrivent en retard et ils ne devraient faire cette erreur qu’une seule fois.

De plus, tout le monde doit retourner accomplir son propre travail, vous risquez donc de perturber toute la journée de travail.

Soyez bref et simple

La plupart des réunions sont prévues pour une heure alors que, dans de nombreux cas, une période plus courte suffit.

Lorsqu’un temps trop long est alloué, c’est du temps perdu. Les gens s’attardent après la fin de la réunion ou passent trop de temps sur un point donné de l’ordre du jour.

Les réunions doivent être courtes et directes.

Respectez l’ordre du jour

Un ordre du jour seul ne permettra pas de mener à bien votre réunion. Tenez-vous en à l’ordre du jour et évitez que les discussions ne s’égarent sur des tangentes.

Répondez à toute question hors sujet, en précisant qu’il s’agit d’un sujet pour une autre réunion ou qu’il sera abordé en privé. Personne n’aime une réunion fugitive où l’objet de la réunion est relégué au second plan par rapport aux autres conversations.

Organisez des réunions plus restreintes en dehors de la salle de conférence

Être assis dans la même salle de conférence familière, réunis autour de la même table familière, c’est tout simplement trop familier.

Pour encourager les employés à interagir, à penser de manière créative et à avoir des discussions animées, planifiez la réunion en dehors de la salle de conférence habituelle.

Envisagez de vous réunir autour d’une table à l’extérieur si le lieu et le temps le permettent. Essayez de vous réunir dans une zone commune avec des canapés et de petites tables au lieu d’une grande table de conférence et des chaises pivotantes.

N’ayez pas peur d’adopter une approche différente

Si l’approche de la réunion ne fonctionne pas, n’ayez pas peur de changer de cap.

Par exemple, si une séance de brainstorming donne lieu à une séance tranquille avec très peu de dialogue, changez de direction. Faites preuve de souplesse et soyez attentif au déroulement de la réunion dans son ensemble.

Utilisez la technologie

En organisant votre réunion, prévoyez d’utiliser la technologie pour maintenir l’intérêt des participants. Dans le monde numérique d’aujourd’hui, la plupart des gens sont habitués à voir des graphiques ou des vidéos pour appuyer les mots qu’ils entendent.

Faites appel à cet état d’esprit et intégrez l’audiovisuel dans la planification de votre réunion.

Les ordinateurs projetés sur grand écran et les présentations Smart Board qui encouragent l’interaction sont un changement bienvenu par rapport aux longues présentations PowerPoint habituelles.

Un point sur la technologie – assurez-vous de la tester d’abord. La dernière chose dont vous avez besoin est de vous énerver parce que votre ordinateur portable ne fonctionne pas ou que vous ne pouvez pas passer en revue vos supports visuels quand vous en avez besoin.

Si la technologie n’est pas votre point fort, demandez à quelqu’un d’autre de faire un essai avant la réunion. Cela vous fera gagner du temps et vous permettra de respecter le planning si vous vous préparez un peu à l’avance.

Envoyez un PV de réunion

Le lendemain de la réunion, envoyez un bref résumé de ce qui a été discuté. Il est bon de faire un suivi par e-mail à toutes les personnes présentes, à celles qui n’ont pas pu assister à la réunion et à toute autre personne qui pourrait avoir besoin d’être informée.

Indiquez également les mesures à prendre, en précisant qui est responsable de chaque point ainsi que la date d’échéance.

Faites le suivi

Planifier une réunion d’entreprise demande beaucoup de temps et d’efforts, il est donc logique que vous en assuriez le suivi.

Le suivi sert deux objectifs importants : 

  • Premièrement, il s’agit d’un moyen de s’assurer que vos participants donnent suite à toute action convenue pendant la réunion. Cela incite les participants à se sentir responsables et renforce l’idée que la réunion a été productive.
  • Mais surtout, vous pouvez obtenir des employés un retour d’information précieux sur la réunion. Cela vous permettra de mesurer l’efficacité de la réunion, de vous appuyer sur ce qui a bien fonctionné et d’apporter des améliorations.

Combien de temps doivent durer les réunions ?

Si la réunion dure trop longtemps, vous perdrez votre public. Mais si elle est trop courte, il se peut que vous n’ayez pas assez de temps pour que la réunion soit efficace et atteigne son objectif.

Selon les recherches menées par Solid, l’attention pendant les réunions a tendance à baisser après environ 52 minutes. Ce qui signifie que votre réunion commence à devenir inefficace si elle dure plus longtemps. Pour obtenir les meilleurs résultats, vous devez donc planifier des réunions qui durent 50 minutes au maximum.

Si vous prévoyez une réunion plus longue ou un événement de plusieurs jours, vous devrez diviser l’ordre du jour en sessions de 40 à 45 minutes, en veillant à prévoir suffisamment de temps de pause entre les deux. Cela donne au cerveau de vos participants le temps de se remettre en état et de recentrer leur attention.

Passez maintenant à l’action et veillez à suivre ces lignes directrices lorsque vous planifierez votre prochaine réunion.